Urlaubsplaner

Datenschutz­hinweise zum Urlaubsplaner

1. Verantwortlicher

Verantwortlich ist Ihr Arbeitgeber. Name, Anschrift und Kontakt stehen hier, sobald Sie den Zugangscode Ihres Standorts eingegeben haben, und auf dem Aushang an Ihrem Standort.

2. Zweck

Der Urlaubsplaner unterstützt die Urlaubsplanung: Beschäftigte sehen, wie stark Zeiträume an ihrem Standort belegt sind, reservieren ihre Zeiträume vorläufig und erstellen ihren Urlaubsantrag als PDF-Datei. Er ist eine unverbindliche Planungshilfe.

3. Welche Daten werden verarbeitet?

  • Im Urlaubsplaner wird nur gespeichert, wenn Sie eine Reservierung anlegen: Standort, Urlaubsjahr, Zeiträume (von–bis), Status (reserviert oder Antrag eingegangen), das Ablaufdatum der Reservierung und ein nicht rückrechenbarer Prüfwert Ihres persönlichen Links. Es werden keine Namen, E-Mail-Adressen, Personalnummern, Erstellungszeitpunkte oder IP-Adressen gespeichert.
  • Weil Ihr unterschriebener Antrag dieselben Zeiträume enthält, kann der Arbeitgeber eine Reservierung Ihnen zuordnen. Die Reservierungen sind daher pseudonyme personenbezogene Daten.
  • Auf Ihrem Gerät werden Ihre Urlaubstage, Ihre Reservierungen und Ihr persönlicher Link gespeichert. Diese Daten verlassen Ihr Gerät nicht. Ein Cookie speichert, dass Sie den Zugangscode Ihres Standorts eingegeben haben. Ein zweites Cookie enthält eine zufällige Nummer, mit der Anfragen je Gerät begrenzt werden (Schutz vor Missbrauch); sie wird nicht gespeichert. All das ist für die von Ihnen gewünschte Funktion unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); eine Einwilligung ist daher nicht nötig.
  • Die PDF-Datei und der QR-Code entstehen auf Ihrem Gerät und werden nicht übertragen.
  • Ihre IP-Adresse wird technisch bedingt zur Auslieferung der Seiten verarbeitet und kurzzeitig, nur im Arbeitsspeicher und als nicht rückrechenbarer Prüfwert, zum Schutz vor Missbrauch (Begrenzung von Anfragen). Sie wird nicht protokolliert oder gespeichert.

5. Empfänger

Die Daten werden nur zur Urlaubsplanung an Ihrem Standort verwendet. Kolleginnen und Kollegen sehen nur, wie stark Tage belegt sind, nie einzelne Reservierungen. Es werden keine externen Dienste, Schriftarten oder Statistiktools eingebunden; es findet keine Übermittlung in Drittländer statt.

6. Speicherdauer

  • Reservierungen werden automatisch gelöscht, wenn der unterschriebene Antrag nicht innerhalb der Frist eingeht.
  • Alle Reservierungen werden automatisch kurz nach Ende des Urlaubs gelöscht.
  • Reservierungen zu abgelehnten oder zurückgezogenen Anträgen löscht der Arbeitgeber.
  • Von einem so gelöschten Zeitraum bleibt nur ein Vermerk ohne Datum und ohne Bezug zu Ihrer Person (abgelaufen oder vom Arbeitgeber entfernt), damit Ihr Gerät Ihre Liste richtig anzeigt. Er wird nach Ablauf des folgenden Kalenderjahres gelöscht.
  • Die Daten auf Ihrem Gerät können Sie jederzeit selbst löschen („Daten auf diesem Gerät löschen“).

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO). Da der Arbeitgeber gespeicherte Reservierungen ohne Ihre Mithilfe nicht Ihnen zuordnen kann (Art. 11 DSGVO), üben Sie diese Rechte am einfachsten über Ihren persönlichen Link aus (Anzeigen, Ändern, Stornieren) oder indem Sie dem Arbeitgeber den betreffenden Zeitraum nennen.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO).